El Pedido, Expedición y Entrega de las Mercancías

El pedido

Se puede definir como la solicitud de compra que realiza un empresario o profesional a un proveedor, para que le suministre unas determinadas mercancías o le preste un servicio.

La correcta cumplimentación del pedido es una garantía frente a posibles errores o pretextos del deudor a la hora de pagar la factura, constituyéndose, llegado el caso, en prueba de la existencia de un contrato.

Formalización del pedido

Encargado de su realización: el departamento de compras.

Se comienza formalizando el pedido y se continúa haciendo un seguimiento hasta que la mercancía llega al almacén

Es necesario respetar totalmente las condiciones pactadas

Formas de realizar un pedido

Por carta, fax o correo electrónico. Esta forma de pedido tiene la ventaja de que permite establecer una relación formal con el cliente y plasmar por escrito las condiciones de la operación

Con una nota de pedido. Se trata de un impreso que debe contener todos los datos necesarios para facilitar, al máximo, la compraventa.

Por teléfono. Cuando se realice un pedido por teléfono, es conveniente confirmarlo mediante comunicación escrita tras la llamada.

Mediante agente comercial. El agente comercial cumplimenta el pedido, el cliente firma el original aceptando las condiciones de la venta y el precio, y se queda con una copia. En el reverso de los pedidos se suelen indicar las condiciones generales de venta.

Clases de pedidos

Atendiendo al conocimiento que las partes tengan de las condiciones de la operación:

Pedido en Firme

Cuando el comprador y el vendedor están de acuerdo en las condiciones de la operación (por lo que no se espera que haya modificación alguna), o bien cuando se ha negociado previamente y se han plasmado en algún tipo de contrato.

El documento utilizado se denomina pedido o nota de pedido

Pedido Condicional

Surge cuando el comprador expone unas condiciones al vendedor, por ejemplo: un descuento y un plazo de entrega concretos, seguros y transportes pagados, etc. en estos casos la validez del pedido depende de la aceptación de las condiciones por parte del vendedor.

En este tipo de pedidos el documento que se utiliza se denomina propuesta de pedido

La nota de pedido

Es un impreso en el que se detallan los artículos solicitados, así como los principales condiciones de la operación, salvo que ya estuviesen pactados en un contrato de compraventa o suministro.

Contenido de los impresos de pedido.

Identificación del comprador y del vendedor.

Número de pedido.

Fecha de emisión.

Dirección en la que debe entregarse la mercancía.

Unidades y descripción de los artículos solicitados.

Precios unitarios.

Condiciones, forma y plazo de pago.

Fecha de entrega.

Descuentos solicitados.

Medio de transporte utilizado.

Número de copias: Al menos dos

Una se la queda el vendedor

El original, firmado y sellado, se envían al comprador

El comprador se queda con una copia, para que cuando reciba las mercancías contraste lo que figura en la nota de pedido con las mercancías realmente recibidas.

Incidencias

En las relaciones comerciales se pueden presentar situaciones que provocan modificaciones o anulaciones de los pedidos que se han realizado.

a) Las modificaciones de los pedidos se notificarán a los proveedores con la máxima urgencia, antes de que envíe la mercancía, explicándoles muy claramente las causas que originan la modificación

b) Las anulaciones pueden deberse a múltiples causas, unas atribuibles al proveedor (retrasos, diferencias de calidad, mercancías deterioradas, etc.) o al comprador (errores, dificultades para pagar, no recibir las mercancías, etc.).

En cualquier caso, si se opta por anular el pedido, las causas deben explicarse con toda claridad para llegar a un acuerdo que satisfaga a ambas partes.

Denegación de los pedidos

En las relaciones comerciales existen circunstancias que ocasionan la denegación del envío de alguna mercancía

Las circunstancias que ocasionan la denegación de algún pedido pueden ser muy diferentes, por ejemplo:

a) Carecer de existencias y que resulte imposible conseguirlas para la fecha indicada por el cliente.

b) No poder cumplir las condiciones exigidas por el comprador.

c) Tener conocimiento de informes poco favorables sobre el comprador, por ejemplo: morosidad, impagos, poca seriedad en los negocios, etc.

Estas denegaciones deben realizarse con mucho tacto, tratando de que el comprador no se sienta molesto por las razones expuestas o por la forma de hacerlo.

Se ha de valorar que, cuando las circunstancias sean más favorables, a quien se deniega el pedido puede convertirse en un buen cliente.

El transporte de las mercancías

El transporte constituye una parte importante en las compraventas, puesto que de él depende el éxito o fracaso de las operaciones

Para transportar mercancías existen varias opciones:

- Utilizar los vehículos del vendedor o del comprador

- Contratar a un transportista o a una agencia de transporte

- Utilizar agencias de mensajería y paquetería cuando los envíos son urgentes y poco voluminosos

El transporte incide no solamente en la rapidez de la puesta a disposición de los productos a los consumidores, sino también en el precio que estos van a alcanzar en el mercado, ya que dependiendo del medio de trasporte, del volumen y del valor de lo transportado la repercusión en el precio del producto puede ser importante

El contrato de transporte

Un servicio de transporte constituye un contrato en virtud del cual una persona, el porteador, se compromete a trasladar personas o cosas entre dos puntos determinados por un precio cierto.

Para que un contrato de transporte sea mercantil se requiere:

Que el transportista sea comerciante

b) Que los objetos transportados sean mercancías

El contrato de transporte se formaliza por escrito en un documento que, según el medio de transporte empleado, tiene una denominación diferente:

- Carretera: Carta de porte por carretera

- Ferrocarril: Carta de porte por ferrocarril Nota de consignación

- Marítimo: Conocimiento de embarque o conocimiento marítimo

- Aéreo: Carta de embarque aéreo o conocimiento

Personas que intervienen en el transporte

Remitente, cargador o expedidor. Es la persona que contrata y entrega la mercancía a transportar.

Transportista o porteador. Es la persona que realiza el transporte y conserva la mercancía transportada para entregarla en su destino dentro del plazo convenido.

Destinatario o consignatario. Es la persona que ha de recibir la mercancía.

Conservación de las cartas de porte

El transportista, el cargador y, en su caso, el destinatario, deberán conservar una copia de la documentación del transporte, a disposición de la Inspección del Transporte Terrestre, durante al menos un año.

Modalidades de pago del transporte

El pago de los servicios de transporte ha de estar indicado en el documento del transporte. Según el momento en que se efectúe y la persona que realiza el pago, existen las siguientes modalidades:

Portes pagados: El pago lo efectúa el remitente en el momento del envío de la mercancía.

Portes debidos: Paga el destinatario en el plazo máximo de las veinticuatro horas después de la entrega de la mercancía.

Reembolso: El destinatario, al recibir la mercancía, paga las mercancías y el porte.

El IVA en el transporte

El transporte es un servicio sujeto al Impuesto sobre el Valor Añadido. Los tipos impositivos que se han de aplicar son los siguientes:

Transporte de mercancías: 21%

Transporte de viajeros y sus equipajes: 10 %.

Transporte internacional: exento.

Obligaciones y responsabilidades en el transporte

La responsabilidad del porteador o transportista comienza desde el momento en que recibe las mercaderías y está obligado a entregarlas en el mismo estado en que estaban al recibirlas

 a) Son por cuenta del transportista todas las pérdidas o averías que experimenten los géneros durante el transporte.

b) Podrá reclamarse contra el transportista, dentro de las veinticuatro horas siguientes al recibo de las mercaderías, por los daños o averías detectados al abrir los bultos.

- Si las señales de los daños o averías aparecen en la parte exterior de los bultos solo se admitirá la reclamación en el acto de la entrega.

- Transcurridos los plazos o pagados los portes, no se admitirá reclamación alguna contra el porteador sobre el estado en que entregó los géneros.

c) Si no se entregan las mercancías dentro del plazo fijado, el porteador pagará la indemnización pactada en la carta de porte.

El albarán o nota de entrega

El albarán, también denominado nota de entrega, es el documento que acompaña a la mercancía en el momento de su entrega al comprador.

Justifica la prestación del servicio

El albarán NO es un documento de uso obligatorio pero es recomendable

Se puede enviar en su defecto la factura

Pero por ejemplo, si un cliente recibe en un mes varios envíos, pero solo paga una vez al mes, la forma más adecuada es justificar cada entrega con un albarán, y finalmente una factura que recapitule los albaranes enviados.

Mediante el albarán se acreditan los siguientes hechos:

- Salida de las mercancías del almacén del vendedor.

- Recepción de la mercancía por el comprador.

- Realización del transporte.

El albarán es LA PRUEBA para acreditar la entrega o puesta a disposición del material vendido o del servicio prestado a un cliente

La factura por sí sola no probará la realización de la operación comercial y precisará siempre del albarán debidamente firmado por el cliente dando su conformidad con el género entregado o servicio prestado.

El cliente firma el albarán y ambas partes se quedan con copia, así se puede justificar la entrega de la mercancía, para posteriormente cobrar la factura

Datos que figuran en el albarán

Como mínimo, el albarán deberá contener los datos siguientes:

Número del albarán

Número de pedido

Identificación del vendedor y del comprador

Lugar y fecha de emisión

Lugar de entrega de la mercancía

Medio de transporte utilizado y su pago

Descripción de la mercancía y unidades de mercancía que se envían

En él figuran los precios unitarios y el total de la operación.

Clases de albaranes

Albarán valorado: En él figuran los precios unitarios y el total de la operación

Albarán sin valorar: Solo refleja la descripción y la cantidad de la mercancía enviada, pero no los precios.

Copias de los albaranes (3)

Copia para el vendedor

Justifica la salida de las mercancías del almacén y para que en el departamento de ventas realicen la factura

Copia para ser firmada por el comprador

El comprador comprueba que los datos del albarán concuerdan con la mercancía recibida y con los del pedido que realizó, si es correcto, se devuelve al vendedor la copia del albarán firmada y sellada.

Copia para el comprador

El comprador se queda con una de las copias para justificar que ha recibido la mercancía y contrastar los datos cuando reciba la factura

Comprobación de las mercancías recibidas

La puesta a disposición y entrega del género al comprador queda justificada si el mismo, o su representante legal, empleado, socio o familiar debidamente identificado, firman el albarán en prueba de conformidad con el material entregado.

Desde ese mismo momento, nace la obligación de pago y el cómputo de los plazos de reclamación o devolución.

Cuando la mercancía llega al almacén del comprador se realizan las siguientes operaciones

Comprobar que la mercancía recibida es la que figura en el pedido

Verificar que la mercancía recibida es la que se indica en el albarán

Comprobar que la mercancía ha llegado en perfectas condiciones

Contrastar si la fecha de recepción de la mercancía es la que estaba prevista

Si existen problemas (como mal estado o daños en la mercancía, discrepancias en calidad o cantidad, incumplimiento del plazo de entrega),

El comprador podrá:

- Rechazar la mercancía y resolver el contrato de compraventa devolviendo la mercancía defectuosa.

- Aceptarla, pero exigiendo un descuento comercial o una rebaja en el precio pactado.

Se deja constancia en el albarán

Si, a pesar de la existencia de problemas, se acepta la mercancía, se dejará constancia en el albarán y se notificará al departamento de compras para que realicen las oportunas reclamaciones.

Se notificará al departamento de compras para que realice las oportunas reclamaciones

Transcurrido los plazos sin efectuar ninguna reclamación el comprador queda obligado al pago

Plazos para poder reclamar defectos ocultos o mercancía en mal estado: Los 30 días siguientes a su entrega.

Por defectos en la calidad o cantidad: Al mismo tiempo de recibir la mercancía, o en su caso a los 4 días siguientes si se entrega embalada

Archivo y organización de los documentos

Se dispondrá de un archivador para guardar los pedidos de los clientes y otro diferente para guardar los pedidos que se han realizado a nuestros proveedores. Uno se denominará: «pedidos de clientes» y otro «pedidos a proveedores».

Se organizan de la siguiente forma:

a) Se asigna a cada pedido un número que sirve para localizarlos y archivarlos por ese mismo orden.

b) Debemos llevar en soporte informático o papel una FICHA DE CONTROL DE PEDIDOS para ir anotando datos de cada pedido: la fecha, el número del pedido, el nombre del proveedor (o cliente) y su importe para poder localizarlos

Organización del archivo de los albaranes

a) Albaranes de las compras. Es necesario tener un archivador de «Albaranes de proveedores» para guardarlos agrupados por proveedores y, dentro de estos, por fechas.

b) Albaranes de las ventas. Los albaranes que han firmado los clientes como comprobante de la entrega de la mercancía se guardan en un archivador de «Albaranes de clientes»; se ordenarán por clientes, y dentro de estos por fechas

Los albaranes, o bien se destruyen una vez verificada la factura, o bien se grapan a la factura y se archivan con esta.