¿Cuánto tiempo debo conservar la documentación?

Una de cada tres empresas en Europa acumula información empresarial a pesar de las estrictas leyes de conservación de documentos. Se guardan indefinidamente datos sobre empleados, clientes, o la situación financiera por una elemental prudencia: por si acaso los necesitan en algún momento.

Esto significa que las empresas podrían estar exponiéndose a cuantiosas multas relacionadas con la protección de datos si conservan su documentación más tiempo del necesario.

Para paliar esta situación, lo mejor es contar con una política de conservación de documentos bien definida y conocida por toda la plantilla.

4 pasos básicos para conseguir un programa de gestión documental que cumpla con la normativa:

1º Crea una política de conservación para los documentos

Analiza los diferentes documentos que gestiona la compañía en su día a día, esto te permitirá establecer una política de conservación que recoja los periodos máximos de conservación de cada uno de los documentos.

2º Clasifica y archiva los documentos

Clasificar y archivar te permitirá encontrar fácilmente los documentos y recuperarlos rápidamente cuando se necesiten. Si se consultan con mucha frecuencia, la digitalización es la solución más adecuada. Por el contrario, si se trata de datos que simplemente se almacenan y a los que no se acude habitualmente, la custodia externa te permitirá ahorrar costes y espacio.

3º Asegura la destrucción segura de documentos

Antes de destruir cualquier documento conforme a tu calendario de conservación, debes tener en cuenta la legislación y asegurarte de que no son necesarios para ningún procedimiento judicial. Fíjate en la cadena de custodia y en las normas, éstas incluyen los procesos de seguridad y el tamaño en que debe ser triturado el papel.

4º Externaliza la custodia de copias de seguridad

Debes conocer en todo momento dónde se encuentran tus copias de seguridad y cuánto tiempo tardarías en acceder a esa información ante una posible incidencia.

La legislación española, a través de normas recogidas en el Código Civil, el Estatuto de los Trabajadores o en la Ley General Tributaria, por citar algunos ejemplos, establece diferentes periodos de conservación de documentos, lo cual obliga a las empresas a retener documentación durante periodos variables de tiempo. En ocasiones, un mismo documento puede ser útil para diferentes tipos de acciones, sujetas a diferentes periodos de prescripción.

A continuación, algunos de los plazos mínimos que se deben respetar en la conservación de documentos según la legislación social:

*Contrato de trabajo: se debe guardar un mínimo de 4 años desde el fin de la relación laboral

*Los resúmenes mensuales de los registros de jornada durante un periodo mínimo de 4 años.

*Los recibos de salarios expedidos se archivarán y conservarán por las empresas, junto con los *Boletines de cotización a la Seguridad Social, durante un período mínimo de 4 años, a fin de permitir las comprobaciones oportunas por las autoridades laborales.

*Copia de documentos de identidad de ciudadanos extranjeros: un mínimo de 4 años.

*Programas de desarrollo de carrera y de gestión de talento: un mínimo de 4 años.

*Datos de candidatos no seleccionados: un mínimo de 3 años.

*Datos relativos a trabajadores temporales: un mínimo de 4 años

*Los Libros de Visitas agotados se conservarán a disposición de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social durante un plazo de 5 años, contados a partir de la fecha de la última diligencia.

Ahora bien, como toda esta documentación también puede tener efectos fiscales y no sólo laborales, debe tenerse en cuenta lo exigido por la normativa tributaria, que fija en cuatro años el plazo máximo de prescripción de los impuestos, y que se calcula de la siguiente forma: si yo presento una en enero de 2015 la liquidación de IVA del cuarto trimestre de 2014, según la legislación fiscal deberé conservar las facturas y justificantes de esa liquidación hasta enero de 2018. A partir de esa fecha, la documentación no será exigible por la Agencia Tributaria. Si lo será, sin embargo, desde el punto de vista mercantil. Las facturas de inmovilizado reciben un tratamiento diferente, puesto que no podrán destruirse mientras se estén practicando amortizaciones.

Hay que tener en cuenta que el plazo de prescripción de los impuestos computa desde la fecha en la que estos fueron exigibles. El plazo en que Hacienda podrá revisar mi declaración de la Renta de 2013 finalizará en 2018, porque el impuesto, aunque se refiere al ejercicio 2013, se presenta en 2014 y es esta última fecha la que se toma como referencia. El plazo puede ser mayor en el caso de recibir un requerimiento, ya que en esta situación el cómputo se interrumpe.

La legislación mercantil, en el art. 30 del Código de Comercio obliga a conservar durante seis años libros y documentación que generan derechos y obligaciones de la empresa en relación con otras personas y persiste la obligación aunque cese la actividad empresarial. A esta norma deberán atenerse tanto los empresarios autónomos como las entidades mercantiles, una vez cesada su actividad o disuelta la sociedad.

Otras administraciones plantean mayores plazos de conservación cuando conceden subvenciones. En el hipotético supuesto de haber recibido una determinada subvención del Fondo Social Europeo, el plazo durante el cual puede auditarse y revisarse la misma es de 10 años después de la concesión de la subvención.

Documentos especiales relacionados con la constitución o con el patrimonio: Destacan las escrituras de propiedad, los estatutos fundacionales, los certificados de inscripciones en registros oficiales, actas notariales… Se conservan de manera indefinida.

Ampliación de los plazos de conservación de la documentación fiscal y laboral

A pesar de lo mencionado con anterioridad, la sensación de corrupción generalizada y de su relativa impunidad, están llevando al legislador español a aprobar una serie de medidas dirigidas contra el fraude fiscal y en la Seguridad social que tienen como fin facilitar la transparencia administrativa y la lucha contra esta lacra social.

Entre estas medidas, la Ley Orgánica 7/2012, de 27 de diciembre, ha introducido importantes modificaciones normativas que obligan a revisar los calendarios de conservación y destrucción de documentos y que afectan tanto al ámbito público como al privado, ya que introduce nuevos tipos delictivos agravados que implican la ampliación del plazo de prescripción de algunos delitos contra la Hacienda Pública y la Seguridad Social.

Las novedades de esta Ley que más afectan a los archiveros son:

1.    Modifica el Código Penal introduciendo un nuevo tipo agravado que castiga los delitos más graves contra la Hacienda Pública con una pena de prisión de dos a seis años.

2.    Modifica el Código Penal introduciendo nuevos tipos agravados que castigan los delitos más graves contra la Seguridad Social con una pena de prisión de dos a seis años.

3.    Al aumentar a seis años de prisión la pena máxima con la que se castiga estos delitos, el Legislador ha aumentado sus periodos de prescripción a 10 años ya que el artículo 131 del Código Penal, que marca los plazos de prescripción de los delitos, establece que “los delitos prescriben a los 10 años, cuando la pena máxima señalada por la Ley sea prisión o inhabilitación por más de cinco años y que no exceda de 10”.

4.    Al aumentar el plazo de prescripción a 10 años (recordar que hasta ahora eran 5 años), el Legislador amplía el período en el que estos delitos se pueden perseguir y, por tanto, aumenta también el plazo en el que se puede exigir documentación de índole laboral y fiscal en un proceso penal. La consecuencia, a mi entender, es que los archiveros, y dadas las características de las instituciones a las que servimos, debemos conservar esta documentación un mínimo de 10 años.

5.    Dado el reflejo, soporte y alcance recíproco que la documentación laboral y fiscal tienen en la documentación contable, indirectamente, esta reforma nos lleva también a conservar esta documentación un mínimo de 10 años (antes mínimo de 6 del artículo 30 del Código de Comercio).

6.    La reforma también tipifica el falseamiento de información de relevancia económica que no forma inicialmente parte de un documento para diferenciarla y complementar el delito de falsedad documental y, amplía el régimen de responsabilidad penal de las personas jurídicas a partidos políticos y sindicatos que, hasta ahora (increíble), estaban excluidos.

En definitiva, la creación de estos nuevos tipos delictivos obligan a los archiveros que no lo estuvieran haciendo ya, a aumentar el periodo de conservación de la documentación fiscal, laboral y contable a un mínimo de 10 años.