Documentación para realizar las operaciones de venta a crédito

La necesidad de documentar las operaciones comerciales

En la práctica del día a día las empresas suelen admitir de sus compradores pedidos telefónicos o verbales, y no exigen la firma y sellado de los albaranes por una persona responsable, con el fin de agilizar los trámites y no retrasar el tráfico mercantil con formalidades administrativas.

No obstante estos comportamientos son muy arriesgados, ya que para el cobro de las operaciones comerciales dependeremos de la buena fe del cliente. La ley dice que corresponde al acreedor la carga de probar los hechos constitutivos del derecho que reclama.

Este hecho demuestra la necesidad de blindar adecuadamente las operaciones comerciales a través de la correcta documentación que permita acreditar la deuda, no sólo ante los tribunales sino en gestión amistosa ante el deudor.

La documentación elemental necesaria para reclamar una deuda derivada de un impago comercial consiste en tres documentos: un pedido, un albarán y una factura. Con la posesión de estos tres documentos mercantiles, el acreedor verá blindado su derecho de cobro y podrá demostrar perfectamente la existencia de una deuda, de modo que el moroso no tendrá ninguna escapatoria legal para dejar de pagar la operación comercial.

El pedido

Es el documento que permite consolidar la operación mercantil entre cliente y proveedor y al que muchas empresas no dan importancia.

Un pedido bien cumplimentado no sólo es una garantía contra errores en la venta sino que respalda la relación de compraventa dando al vendedor una prueba de la relación mercantil y evitando pretextos y excusas por parte del deudor a la hora de pagar.

Al disponer de documentación que acredite exactamente el pedido, implica 2 obligaciones para el cliente:

- Recibir la mercancía o servicio solicitados (evitar rechazo de los bienes)

- Pagar el precio según condiciones establecidas

Para el proveedor, disponer de un pedido que le permita acreditar exactamente lo que el cliente ha solicitado permite:

- Demostrar que el proveedor ha cumplido con lo solicitado por el comprador

- Tener un documento que le ayudará a probar la existencia del contrato

El albarán de entrega

El albarán es un elemento clave a la hora de acreditar la existencia e importe de la deuda puesto que el acreedor únicamente con la factura no puede demostrar la realización de la transacción comercial y necesitará siempre el albarán firmado por el cliente para sostener la factura.

Los albaranes han de estar bien cumplimentados y deben contener todos los datos necesarios. Los albaranes deberán estar siempre firmados por el comprador o por algún representante, indicando siempre el nombre, DNI, cargo de la persona que firma como responsable de la recepción de las mercancías y a ser posible estampillados con el sello de goma de la empresa.

En caso de que la mercancía viaje por medio de un transportista externo es conveniente que el proveedor le exija que acredite las entregas mediante albaranes firmados por el destinatario final y a su vez hacerle firmar un albarán en el momento de recibir las mercancías a transportar. De este modo el transportista podrá dar testimonio de la entrega y recepción de la mercancía en el almacén del comprador.

La factura

La factura es un documento emitido por el acreedor que expresa la obligación del pago de una operación de compraventa o de una prestación de servicios.

No obstante la factura es un documento que por si solo no demuestra la existencia de un crédito a favor del proveedor,  por lo tanto si no existe un albarán que documente la entrega o prestación el deudor siempre se podrá oponer al pago alegando no haber recibido las mercancías o no estar de acuerdo con los importes dela factura.

La única solución si no existe albarán es conseguir que el comprador firme la copia de la factura bajo una coletilla que indique conformidad con la cantidad, precio y condiciones de pago.

El contrato

Hay que cuidar la documentación mercantil que acredita la relación contractual con el cliente, ante todo hacer firmar a los clientes un buen contrato redactado por la asesoría jurídica.

El contrato es la pieza clave del éxito de las operaciones; si reúne los requisitos legalmente exigidos, el deudor queda obligado a asumir lo pactado, sin posibilidad de eludirlo o dar marcha atrás a los acuerdos asumidos y obligaciones adquiridas. Desde un punto de vista preventivo, el contrato es el documento que permite garantizar y proteger jurídicamente los intereses del acreedor.

En España tenemos la suerte de contar con un derecho mercantil que otorga muchas libertades a los empresarios y a la redacción y forma de los contratos. La ley concede un gran margen de maniobra a la hora de redactar las cláusulas y condiciones contractuales.

Las Condiciones Generales de Venta

De forma sustitutoria o complementaria al contrato, es necesario que el cliente firme la aceptación de las condiciones generales de venta del proveedor.

Las condiciones generales de venta son las normas para la venta que el proveedor ha fijado y que aplica a todos los clientes. Estas condiciones se pueden incluir en el dorso de la hoja de pedido o de la propuesta de pedido.

No hay que olvidar de hacer firmar al nuevo cliente un ejemplar de las condiciones de venta ya que de lo contrario el documento no tendría validez legal.

La utilización de los títulos cambiarios para reforzar el derecho de crédito

En los tiempos actuales de crisis, cuando no se está seguro del perfil pagador de un cliente, es recomendable que el acreedor  consiga del cliente  un medio de pago (cheque, letra o pagaré) para cobrar la mercancía en el momento de su entrega o si no es factible obtener el instrumento de cobro en aquel momento,  hay que conseguirlo lo antes posible.

Asimismo es aconsejable que cuando la forma de pago sea con aplazamiento, el comprador entregue pagarés o firme letras de cambio por la totalidad del crédito. De esta forma el proveedor verá reforzada su posición ya que la ley otorga a estos instrumentos de pago unos derechos especiales que permiten al acreedor reclamar el pago con muchas más garantías de éxito.

Los títulos cambiarios además de tener un carácter probatorio de la deuda, permiten al acreedor interponer demandas judiciales muy expeditivas. En efecto el acreedor tiene la posibilidad de acudir al Juicio Cambiario, que es un procedimiento privilegiado para ejercer la acción cambiaria.