La Carta Comercial

La comunicación, tanto oral como escrita, es vital para una empresa. Necesitas mantenerte informado, e informar a los demás, sobre determinados temas relativos a tu negocio para su correcto funcionamiento. Para mantener este tipo de comunicaciones se pueden utilizar diferentes instrumentos, como las redes sociales o el correo electrónico o el correo ordinario, imprescindible en ciertas circunstancias, como reclamaciones.

Independientemente de la forma de envío de la carta comercial, nadie puede dudar de su importancia. Saber redactar correctamente este tipo de documentos beneficiará a la imagen de tu empresa. Es necesario que potencies tus habilidades y destrezas comunicativas y adquieras conocimientos diversos sobre estrategias de comunicación y negociación, entre otros, para alcanzar el éxito profesional.

Qué es una carta comercial

La carta comercial es una herramienta de comunicación entre tu empresa  y tus clientes o público potencial, proveedores, entidades y otra serie de personas o instituciones con las que necesites ponerte en contacto. Ésta se utiliza con fines muy diversos:

Ofrecer los productos o servicios de tu empresa. Informar de promociones, eventos. Notificar pedidos. Solicitar información o colaboración. Demandar los impagos. Reclamaciones. Etc.

Estructura de una carta comercial

Toda carta comercial, independientemente de su fin, debe respetar una estructura lógica y contener una serie de elementos imprescindibles.

a) Encabezamiento: Se compone de una serie de elementos que presentan tanto a la entidad que emite la carta como a la persona a la que se dirige.

Membrete. Incluye el logotipo de tu empresa con los datos de ésta.

Fecha y lugar. No te olvides de señalar el lugar y la fecha completa de emisión, el día, mes y año. Por norma general se coloca a la derecha del papel. Recuerda que los meses se escriben en minúscula.

Saludo. Personaliza tu carta lo máximo posible. Escribe el nombre de la persona a la que te diriges siempre que lo conozcas. Puedes utilizar expresiones como “Estimado/a …”.

b) Cuerpo del mensaje. Aquí debes exponer el motivo de tu carta de manera clara y ordenada.

Introducción. Comienza con una breve presentación de tu empresa para poner en situación al lector, salvo que se trate de una respuesta a otra carta o de una carta de cobro.

Exposición. Después expón el propósito de tu comunicación de manera clara y concisa, con los argumentos necesarios.

Conclusión. Finaliza tu exposición con una breve conclusión o resumen de los motivos y la solicitud pertinente.

c)  Cierre de la carta.

Despedida. Concluye tu escrito con una frase de despedida. Ésta puede variar en función del motivo o destinatario. Las frases más utilizadas son “Atentamente” o “Saludos cordiales”.

Firma. En toda carta debe aparecer tu nombre y puesto junto a tu firma.

Anexos. Si tu carta va acompañada de algún anexo debes hacer referencia a él, aunque esté señalado en el cuerpo de la misma. Es una buena estrategia de información, para recordarles que los documentos que acompañan a tu carta son importantes.

¿Qué tener en cuenta a la hora de escribir una carta comercial?

Una vez dominada su estructura básica -sería aconsejable tomar como referencia un sencillo ejemplo-, podremos empezar a introducir leves modificaciones y a imprimirle nuestro sello personal. Muy probablemente, nos será más fácil hacerlo teniendo en cuenta estos 5 consejos prácticos:

- Adapta el modelo a las necesidades de tu empresa y dispón de una plantilla propia o, aún mejor, de varias de ellas para distintos tipos de comunicación o destinatario, pues el contenido varía de forma significativa en función de su motivo. No sólo ahorrarás tiempo al redactarlas, sino que además conseguirás a la par uniformidad y personalización. Antes de lo que imaginas te será fácil escribirlas sin necesidad de ellas.

- Sé claro y considerado: La eficacia comunicativa sólo se logra con claridad se consigue de muchas maneras, no descuides ninguna, desde las más obvias, como el empleo de un lenguaje claro (huir de tecnicismos y clichés), frases cortas y división en párrafos, hasta en brevedad, sin por ello tener que renunciar a incluir la información que consideres necesaria, lenguaje, las sangrías, el interlineado. Sobre todo, intenta ser breve, sencillo y claro.

- Utiliza un tono formal y cortés: La cortesía comunicativa no sólo está en el tono amable, sino en cuidar todos estos detalles formales para que el destinatario no pierda el tiempo leyéndola. En todo caso, utiliza siempre un tono cortés y respetuoso. Evita el estilo demasiado directo, la agresividad y también el exceso de confianza, busca el acuerdo, destaca los puntos que se tienen en común, muestra interés por el receptor y ante un conflicto da razones y demuestra optimismo. De otro modo, podemos perjudicaremos la imagen de la empresa, o todo lo contrario, demostrar habilidad comunicativa es clave para el éxito de los negocios.

- No descuides la documentación: En algunas ocasiones será necesario hacer un borrador previo y recabar la documentación necesaria para que la carta pueda incluir datos rigurosos u otra información.  A su vez, intenta adaptar su contenido y tono al perfil del destinatario, lo que también puede exigirte recabar datos, en especial cuando hay diferencias culturales.

- Aprende a ser sutil: Mostrar interés por el destinatario no significa tener exceso de confianza. Bastará con la utilización de adverbios, como "realmente", o completamente, pongamos por caso, ofreciendo beneficios (bonos o descuentos) o demostrando consideración al acordar una cita en un lugar que le venga bien. Aprendamos también estrategias comunicativas para que las relaciones comerciales fluyan mejor, como evitar el desacuerdo buscando el acuerdo o, pongamos por caso, dejando libertad de acción al receptor reflejando en la misiva que entenderíamos que este no pueda satisfacer nuestra petición.

Diferentes tipos de carta comercial

La diferencia entre las cartas empresariales y las cartas personales es que las primeras están elaboradas con un esquema definido y un tono más objetivo, estableciendo de esta manera el papel de los dos interlocutores. De ahí que, en la mayoría de los casos, su contenido sea oficial o confidencial. Las cartas comerciales varían de acuerdo a los objetivos planteados por el interlocutor, el tipo de destinatario del mensaje, la solicitud que se realice e, incluso, el contexto en el que se realiza. Entre las más comunes encontramos:

- Uno de los tipos de carta comercial más usados por las empresas es el de compraventa. Las más comunes son las que redactan las dos partes involucradas en la operación; es decir, el que solicita (cliente) y el que vende (empresa). Sin embargo, la compraventa de un producto o un servicio específico generalmente incluye otro tipo de comunicaciones escritas que van marcando las distintas fases del proceso. Esto se realiza sobre todo en solicitudes de materiales en grandes cantidades o en aquellas que se realizan bajo un marco legal más complejo, como por ejemplo las operaciones internacionales. Algunas de estas comunicaciones son:

- Carta de presupuesto: aquella en la que la empresa da respuesta a la persona o compañía que ha realizado una consulta previa en relación con un producto, servicio o promoción. Por lo general, está compuesta por un texto corto, de uno o dos párrafos, en el que se detallan las características del producto y las formas de pago. Es importante, además, que se genere interés en el cliente. Esto último se logra haciéndole saber que la empresa estará dispuesta a facilitar el proceso de compra en todo momento. Al final, es recomendable incluir una despedida cordial.

- Carta de pedido: este tipo de documento se emplea cuando el objetivo es solicitar el envío de un producto o mercancía. En este caso, el texto debe adquirir un tono descriptivo para hablar de las características del artículo, tales como color, cantidad, número de catálogo, tamaño y precio. Además, es importante incluir las formas de pago y los plazos para el mismo.

- Carta de envío: se trata básicamente de una nota corta, de no más de dos párrafos, en la que la compañía notifica a su cliente el envío de la mercancía solicitada y detalla las condiciones en que ha sido realizado. A menos que el producto requiera cuidados específicos o que la entrega se realice en situaciones excepcionales, el texto debe evitar detalles innecesarios.

- Carta de recepción: aquella en la que el cliente confirma la recepción de la mercancía que había solicitado a la compañía. En caso de que el producto llegue a manos del cliente en malas condiciones o haya sufrido desperfectos durante el envío, el cliente deberá registrar los incidentes en una carta de reclamación, la cual enviará acto seguido al proveedor.

- Carta de reclamación: son las que presentan quejas formales por alguna situación o motivo. Su texto debe demostrar claridad en la exposición y jerarquía en los detalles. La parte afectada debe tener en cuenta que este tipo de documentos debe basarse en una situación de justicia y ética comercial y no, por el contrario, en razones personales ajenas a la operación. Si es posible, se recomienda adjuntar facturas, recibos y testimonios que refuercen la queja.

Otros tipos :

- Oferta: hace explícita una promoción de un bien o servicio concreto.

- Solicitud de información: requiere ciertos datos relacionados con la actividad comercial.

- Publicidad: hace pública una promoción.

- Notificación: pone en conocimiento una decisión o medida adoptada.

El siguiente enlace os llevará a una  web donde podrás encontrar ideas para redactar cartas comerciales y de negocios: Enlace a la Web