Documentos que se utilizan en la administración de empresas

Documentos internos

Los principales documentos de que se sirve la empresa para llevar a cabo las comunicaciones en su ámbito interno son:

• Acta.

• Autorización.

• Avisos y anuncios.

• Boletines y revistas.

• Convocatoria.

• Memoria de actividades.

• Nota interna.

• Solicitud (como modelo de instancia normalizado).

Acta: Es un documento por el que se da fe de los hechos o de lo sucedido en las reuniones, así como de los acuerdos tomados en las mismas y que previamente han sido convocadas con carácter oficial. El secretario da fe de este documento mediante su firma, y la de los restantes miembros que conforman el órgano rector que convoca la reunión. Las actas quedan reflejadas o escritas en el Libro de Actas.

Partes en que se divide un acta

- Inicio: que a su vez consta de tres bloques:

a) Citando la localidad donde se celebra la reunión, la fecha, hora y nombre de la empresa.

b) Relacionan los asistentes y ausentes (si los hay); indicando su cargo en la empresa que representan. Se comienza por el mayor cargo y se va decreciendo. Esta relación figura en el margen izquierdo del folio, separada por una línea si hace a mano. Si por el contrario, se hace por medio informático, forma parte del cuerpo del acta.

c) Figura el “Orden del día”, que es la relación ordenada de los temas que se van a tratar o deliberar. Estos temas se colocan en orden de mayor a menos importancia.

- Contenido: se recogen de forma ordenada las deliberaciones y acuerdos tomados en el desarrollo de la sesión o reunión.

- Final: comienza con “No habiendo más asuntos que tratar se levanta la sesión a las hh.mm horas del día de la fecha”. A continuación figuran las antefirmas y firmas del secretario, o bien, la del cargo que convoca la reunión, así como la de los demás cargos directivos. Si hay presidente, este dará el Vº Bº al acta con su firma al margen izquierdo de la misma.

Autorización: La autorización surge, en la mayoría de los casos, como respuesta a la petición o solicitud que hace un empleado a un superior. También puede obedecer a otros motivos, como los originados en el propio seno de la empresa para autorizar al empleado a realizar una determinada labor. No tiene un formato o estilo normalizado. Tiene que expresar claridad, brevedad, concisión y racionalización para cumplir su objetivo.

Avisos y anuncios: Los avisos y anuncios son informaciones o noticias de carácter general que afectan a la organización y, por tanto, al personal de la empresa.

Su lugar de colocación es el tablón de anuncios. Al igual que ocurre con las autorizaciones, no existe un modelo concreto y bastará con la observación que se hacía para el documento anterior en cuanto a su confección. (claridad, brevedad, concisión y racionalización).

Boletines y revistas: Su contenido suele incluir información de las actividades referentes al ocio, a la cultura y a las acciones ligadas directamente con la empresa que edita la publicación.

Por regla general se mandan confeccionar a los profesionales de este campo, las imprentas. Su publicación es propia de las medianas y grandes empresas, así como de determinados organismos públicos .

Es aconsejable que en el sector empresarial sean enviadas por correo a los trabajadores de la organización.

Convocatoria: Documento por el cual se cita de forma oficial a un grupo de personas para tratar en un lugar determinado temas que figuran en la propia convocatoria. También puede ser la publicación y difusión de notas informativas de interés general que hacen las empresas a sus empleados. Se pueden dar en la propia empresa o tener proyección hacia el exterior.

Memoria: Son documentos editados generalmente por medianas y grandes empresas organizaciones altruistas, fundaciones o instituciones públicas donde se reflejan los datos y actividades principales llevadas a cabo por esa organización durante un determinado periodo de tiempo, que generalmente es un año.

Su contenido o partes varía dependiendo de la actividad empresarial o económica que desarrolle la organización, aunque suelen comenzar con un “saludo” del presidente, director general o máximo mandatario, para después realizar un exposición dividida por capítulos.

Nota interna: La finalidad de este documento es que los diferentes departamentos, secciones o negociados pertenecientes a una empresa se comuniquen entre sí las incidencias, peticiones, etc., que surjan entre ellos. Se ha de emitir una nota interior por cada uno de los temas.

Partes de que consta una nota interna:

- Inicio: nombre o razón social, fecha de confección en formato largo o corto, palabra DE para escribir el cargo de la persona y departamento o sección del que emite la nota, la palabra A para escribir el cargo de la persona y departamento o sección del que recibe la comunicación y la palabra Asunto donde se redactará un resumen del motivo de la comunicación.

- Contenido: se especifica el motivo por el que se escribe la nota interior, de forma breve y concisa.

- Final: firma de la persona que envía el mensaje, no aparece la antefirma pues aparece en DE.

Solicitud: Esta clase de documento, encuadrado dentro de las comunicaciones internas de la empresa sin proyección al exterior, obedece al modelo de impreso utilizado por el personal para realizar determinadas peticiones formuladas a sus superiores (período vacacional, cambio de destino, matrimonio…).

Documentos externos

Los principales documentos de que se sirve la empresa para llevar a cabo las comunicaciones externas son:

• Anuncios.

• Carta circular.

• Tarjetas.

• Invitaciones.

• Saludas.

Anuncios: Este documento ha sido tratado dentro de las comunicaciones internas, pero a veces, la empresa, debido a su actividad, necesita publicar ciertas noticias que interesen a sectores empresariales concretos o a determinados segmentos de población, sean clientes suyos o no: pues bien, para ello emplea los anuncios.

Partes que consta un anuncio:

- Logotipo de la empresa

- La razón social

- AVISO o ANUNCIO

- Motivo o contenido

- Localidad y fecha de expedición

- Antefirma y firmado (no rúbrica)

Carta circular: La carta circular se utiliza principalmente para cubrir dos grandes campos de comunicación en las empresas. El primero hace referencia al tipo de carta comercial que utilizan las organizaciones para anunciar algún evento a otras empresas o personas (clientes, proveedores, abonados, asociados…). Los motivos más usuales por los que se emite este tipo de circulares son para comunicar cambios de domicilio social, apertura de oficinas, lanzamiento al mercado de nuevos productos, como carta de acompañamiento o presentación en encuestas, eventos, inauguraciones, etcétera.

Tarjetas: Se dividen en dos clases:

a) Las tarjetas de visita o de cortesía. Son de tamaño pequeño y rectangular.

Tienen varios usos, dependiendo de si se trata de una tarjeta:

• Personal. Su uso es exclusivo de particulares (personas físicas tanto de forma individual como combinada). Contenido: nombre y apellidos, domicilio completo y el teléfono.

• Profesional. Se utilizan por el personal de empresa y de actividades profesionales e industriales. Contenido: nombre y apellidos del titular, profesión liberal o cargo que ocupa en la empresa, el domicilio fiscal o el de la empresa, nº de teléfono y de fax y correo electrónico si se tiene.

• Oficial. Se utiliza para indicar el carácter oficial o cargo público de su titular.

b) Las tarjetas comerciales.- 

También son conocidas como tarjetas de respuesta comercial . Están encuadradas dentro de los productos que oferta Correos. Si por el motivo de la respuesta ésta ocupase varias hojas, la tarjeta se ve suplida por el sobre de respuesta comercial. En ambos casos, el franqueo es pagado en destino, de ahí sus siglas FD a continuación del apartado postal, o bien CCRI en el ámbito internacional. El remitente no necesita hacer desembolso alguno. (eventos, congresos, simposios)

Invitaciones: Este documento surge como consecuencia de la necesidad de establecer un acercamiento entre el anfitrión de un acto social y los asistentes.

Esos actos son fundamentalmente de dos clases: públicos, y privados o familiares.

- actos privados: Las invitaciones privadas o familiares están expedidas por personas particulares que desean la asistencia de terceras personas a los actos que ellas organizan y celebran.

- actos públicos: Para los actos públicos tenemos, por ejemplo, las invitaciones que extienden las empresas u organizaciones que convocan eventos, congresos, seminarios, presentaciones o simposios. También, cuando los mandatarios de instituciones, organismos o entes públicos cursan invitaciones para actos sociales u oficiales.

Saludas: Es el documento por excelencia utilizado por directivos de empresa (presidentes, directores, gerentes…), por los cargos públicos de las entidades, organismos e instituciones oficiales, y, en definitiva, por aquellas personas, entidades o fundaciones de cierta trascendencia en las relaciones profesionales y sociales para comunicar nombramientos, tomas de posesión, invitaciones a actos, cambios de domicilio social, como forma de agradecimiento o en otras situaciones de carácter análogo, así como respuesta a otro recibido.

Partes del saluda:

- Inicio: descripción del cargo de la persona que emite el documento, razón social y a continuación la palabra “Saluda” que ya viene impresa.

- Contenido: figura la persona con nombre y dos apellidos, o cargo al que se dirige el saluda para continuar con una exposición muy breve del motivo que lo origina.

- Final: consta del nombre y dos apellidos de la persona que remite el saluda, así con la fórmula de despedida, que adopta una forma protocolaria y común para este tipo de comunicaciones, estas frases comienzan en minúscula pero si el emisor figurase en el inicio, la frase comenzaría por mayúscula.

Consideraciones del saluda:

- Se redacta en tercera persona.

- Contenido breve.

- No se firma.

- No se escribe la dirección del destinatario.

- No figura el sello de la empresa u organización.